Ein einfaches Beispiel der Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit kaum Investitionskosten aber großem Benefit stellt die Entwicklung eines Dokumentationsablaufes von Sonderfreigaben dar. Für einen Kunden wurde im Zuge der Analyse und Optimierung seiner Prozesse festgestellt, dass Kunden-Sonderfreigaben nach positiven Ansuchen in den einzelnen Abteilungen nicht immer sauber auffindbar bzw. dokumentiert waren. Das bisherige System der Informationsweitergabe via Mailweiterleitungen war – v.a. betreffend möglicher Personalfluktuationen, späterer Auffindbarkeit und auch hinsichtlich der Qualität des Inhaltes – oft lückenhaft und damit ein für solch ein Thema unzufriedenstellender Zustand.
Aus diesem Grunde wurde zusammen mit der hauseigenen IT ein Prozessablauf mittels einem Dokumentenmanagementsystem inkl. verknüpften ERP-Daten sowie einfachen Workflow-Abläufen entworfen und aufgesetzt. Innerhalb kurzer Zeit war damit einerseits die zentrale Dokumentation der Unterlagen gesichert, die Abspeicherung und Wiederauffindbarkeit aufgrund vordefinierter Kategorisierungen und Indexierungen klar gegeben, der notwendige Informationsgehalt aufgrund definierter Eingabemasken mit Soll- & Musskriterien sichergestellt und die korrekte Verteilung der Informationen – je nach Freigabetyp – an definierte Verteilerkreise (Positionen anstatt Namen) gewahrt. Der Prozess wurde zusammen mit den beteiligten Fachabteilungen (Key-User) entwickelt, mehrere Wochen getestet, verfeinert und danach in der gesamten Organisation geschult und eingeführt.